ActionCOACHジャーナル Vol.18（2-05 連絡体制を整備する）

2-05 連絡体制を整備する

報告や連絡、相談がきちんとなされていることが
社内コミュニケーションの基本です。

コミュニケーション体制の確立とは、会社の組織や会議のことです。何度も同じことを上司に尋ねたり、何でも社長に相談したりするのではなく、営業、制作、管理、総務など組織が明確に分かれていて、それぞれの部署の中で報告や連絡、相談がきちんとなされていることが社内コミュニケーションの基本です。私的なメールや勝手に作成したメッセージグループは使用しない。課長への「業務報告」は毎週金曜日の午前にメールで報告する。毎週の「課内会議」で決定したことは文書とメールで社長に月次報告するなど、社内ルールが決まっていれば無駄な報告・連絡のメールや文書を減らすことができます。

一応、組織や部署はあっても、指示系統、報告連絡体制が明確になっていないために、何度も同じ報告を課長、部長、社長にしていませんか？ 課長や部長が決裁すべきことを、社長がトップダウンで決裁していませんか？ 定期的に会議を行っていても、毎回の目的やゴールをきちんと設定していないために、何のための会議かわからない、単なる社長への報告会、無駄話の場になっていませんか？

会議の５悪というのをご存知でしょうか？

１）会せず：会議をしない。集まらない。時間を守らない。

２）会して議せず：議論せずに伝達のみ。議題がない。

３）議して決せず：議論するが結論が出ない。議事録がない。

４）決して実行せず：決まったことを実行しない。

５）実行して責をとらず：進捗や結果の責任を誰もとらない。

もしも、あなたの会社の会議がこのどれかにあてはまるようであれば、その問題点と改善点をスケジュール表に落として、いつまでに誰が責任者となって改善するかを検討しましょう。部署の課内会議、部署全体の会議、役員会議など、それぞれの会議の目的と役割をきちんと明確にしましょう。また、会議を始める時や、会議の目的がそれそうになった時には、司会進行役が「今日の会議のテーマは○○です」「１時間後に、○○を実施するためにどうするかを決めることがこの会議の目的です」など、会議の議題、目的を参加者に明確に示すことで、進行を円滑に進めます。

各部署でも誰がいつどのように報告するかを決めるために、キーパーソンとなる社員が１週間にどのくらい社内電話と報告・連絡・相談を行っているかを記録します。その内容を分類し、報告の回数や報告の種類、期限、体制を整備します。メッセンジャーグループやビジネスチャットなど、IT を使った社内コミュニケーションも、勝手に使用しないように社内ルールを決めて活用しましょう。

やるべきタスク

1. キー社員の１週間の社内電話と報連相回数を記録する。
2. 報連相の種類を設定する。
3. どのような報連相を誰に聞くのか決める。
4. 報連相の緊急度を設定し、回答期限を設定する。