2-07 社内ルールを整備する
KPI（重要業績評価指標）を数値化することで、
社員のやる気が向上し、パフォーマンスが向上します。
あなたは、いつも誰からどんな報告を受けていますか？ 課長や部長から「先月は営業部の成績がいつもより良かった」、「マーケ部門の読みどおり、CVR（Conversion Rate/商品の購入や申込み率）が上がってきました」、「最近、制作の努力で製造コストが減ってきました」などと、決まった形式や数値目標もないまま報告を受けていませんか？
会社の規模が大きくなるにつれて、きとんと社員を評価し、管理できる体制や評価のための報告ルールが必要になります。こうした体制が未整備のままだと、無駄な報告になり、各部署も社員もやる気が低下してしまいます。その結果、特定の社員や部署の負担が増えたり、会社全体のパフォーマンス、業績が低下したりすることになります。
会社の報告体制の整備として、まずは、部門ごとにどんなKPI（Key Performance Indicator/重要業績評価指標）が必要かを検討しましょう。KPIを導入する目的は主に２つあります。１つは業務の進捗の測定で、もう１つはその評価です。KPIのない会社は、まず測定のためにKPIを作るべきで、最初から評価のためのツールとして使ってはいけません。
来月の売上目標は１億円のように、売上や利益、課題の達成度を評価基準とするKGI（Key Goal Indicator/重要目標達成指標）に対して、KPIは業務を進行する際のパフォーマンスを評価基準としています。まずは適切なパフォーマンス量を一定期間測定して見直し、KPIが安定してから評価基準として使用しましょう。
例えば、５つのKPI（リード数/成約率/取引回数/平均客単価/利益率）について、マーケティング部はリード数、営業部は成約率と取引回数と平均客単価、制作部は利益率、と部署ごとに担当する数値を決めます。重用なのは、責任があいまいにならないように、評価基準となる数値１つに対して１つの部署が担当することです。各部署で４～５つの数値目標を作成します。営業部なら成約率、取引回数、平均客単価、訪問回数、マーケティングならリード数、PV（Page View）数、CVR（Conversion Rate/商品の購入や申込み数）、CTR（Click Through Rate/クリック率）などです。
KPIのメリットは、会社全体で共通の指標が用いられることで、各部署の責任が明確になることです。また、評価基準が客観的なので、各部署の社員に対する評価を公平に行うことができます。何より、KPIを見える数値化することで、社員のやる気が向上し、結果として全体のパフォーマンスが上がります。
やるべきタスク
2-06 社員教育の時間削減
社員教育で会社の信頼性を高め、
業績アップを図ります。
経営者の観点から見た社員教育には、２つの目的があります。１つは、社員にその会社の一員としてふさわしい知識、規範、考え方を学んでもらい、会社を代表する社員になってもらうことで、会社の信頼性を向上させることです。もう１つは、仕事に役立つスキル、知識、手法を習得することで会社の業績アップを図ることです。
このように、会社が長期的に成長するためには、社員教育は欠かせません。では、あなたの会社では、社員教育をどのように行っていますか？ 毎日の仕事が忙しいからといって、職場での実務教育OJT（On-The-Job Training）に頼っていませんか？ マニュアルがないため、若手社員が辞めるたびに、次の新入社員に同じような指導を繰り返してはいませんか？ すべての社員があなたの会社の理念を理解して、毎日、業務を行っていますか？
確かに、職務上の必要な知識やスキルを実務を通して指導するOJT は、社員教育に欠かせません。しかし、OJT だけでは、社会人としての知識、仕事のスキルを身に付けるまでには時間もコストもかかります。社員教育には、OJT 以外にも、研修、面談、推薦図書の配布、資格取得の支援など、さまざまな形式が考えられます。こうした従来の社員教育の形式と、最新のWeb サービス、YouTube やグループメッセージ、ビジネスチャット、クラウドサービスなども活用して、社員教育の時間とコストを長期的に削減しましょう。
例えば、OJT で教えたことを動画で記録しておいて、①新規顧客へのあいさつ、②見積書の算出方法、③見積書の書き方、④見積書の送付手順～のようにタイトルを付けて、誰でも見て学べるように研修動画を作成します。特に、教えても習得まで時間がかかること、個人差があって繰り返し教える、繰り返し練習が必要なことは、動画にして何度も見てもらうことで教育効果を高めることができます。
研修用動画は、対応する研修用マニュアルと関連づけてクラウド上の同じフォルダで管理すれば、各自が自由な時間や自分のペースで学習できます。ZOOM のようなネット会議を使えば、上司や先輩社員などの指導担当と複数の生徒が場所を気にせずに一緒に研修することができます。
研修用マニュアルの作成も、クラウドで管理して、関係者が分担して執筆したり、加筆訂正したりすることでより良いマニュアルにバージョンアップさせることができます。
やるべきタスク
2-05 連絡体制を整備する
報告や連絡、相談がきちんとなされていることが
社内コミュニケーションの基本です。
コミュニケーション体制の確立とは、会社の組織や会議のことです。何度も同じことを上司に尋ねたり、何でも社長に相談したりするのではなく、営業、制作、管理、総務など組織が明確に分かれていて、それぞれの部署の中で報告や連絡、相談がきちんとなされていることが社内コミュニケーションの基本です。私的なメールや勝手に作成したメッセージグループは使用しない。課長への「業務報告」は毎週金曜日の午前にメールで報告する。毎週の「課内会議」で決定したことは文書とメールで社長に月次報告するなど、社内ルールが決まっていれば無駄な報告・連絡のメールや文書を減らすことができます。
一応、組織や部署はあっても、指示系統、報告連絡体制が明確になっていないために、何度も同じ報告を課長、部長、社長にしていませんか？ 課長や部長が決裁すべきことを、社長がトップダウンで決裁していませんか？ 定期的に会議を行っていても、毎回の目的やゴールをきちんと設定していないために、何のための会議かわからない、単なる社長への報告会、無駄話の場になっていませんか？
会議の５悪というのをご存知でしょうか？
１）会せず：会議をしない。集まらない。時間を守らない。
２）会して議せず：議論せずに伝達のみ。議題がない。
３）議して決せず：議論するが結論が出ない。議事録がない。
４）決して実行せず：決まったことを実行しない。
５）実行して責をとらず：進捗や結果の責任を誰もとらない。
もしも、あなたの会社の会議がこのどれかにあてはまるようであれば、その問題点と改善点をスケジュール表に落として、いつまでに誰が責任者となって改善するかを検討しましょう。部署の課内会議、部署全体の会議、役員会議など、それぞれの会議の目的と役割をきちんと明確にしましょう。また、会議を始める時や、会議の目的がそれそうになった時には、司会進行役が「今日の会議のテーマは○○です」「１時間後に、○○を実施するためにどうするかを決めることがこの会議の目的です」など、会議の議題、目的を参加者に明確に示すことで、進行を円滑に進めます。
各部署でも誰がいつどのように報告するかを決めるために、キーパーソンとなる社員が１週間にどのくらい社内電話と報告・連絡・相談を行っているかを記録します。その内容を分類し、報告の回数や報告の種類、期限、体制を整備します。メッセンジャーグループやビジネスチャットなど、IT を使った社内コミュニケーションも、勝手に使用しないように社内ルールを決めて活用しましょう。
やるべきタスク
2-04 ワークフローを見直す
商品のデリバリーマップ、
社員のワークフロー（業務の流れ）を見える化しましょう。
ビジネスには、マーケティングを行って見込客を見つけ出し、営業、セールスをして商品を購入してもらい、さらに購入客にカスタマーサポートをして、より良い顧客になってもらえるようにフォローアップする、といった一連の業務の流れがあります。あなたの会社は、こうした流れをそれぞれ分けてデリバリーマップを作成し、社員のワークフロー（業務の流れ）にして見える化を行っていますか？
こうしたデリバリーマップやワークフローをきちんと作成していない会社は、問題があった場合に、「担当者が悪い」「なぜそんなことをしたんだ」「もっと真剣にやれ」と個人を責めて問題を解決しようとしがちです。しかし、会社という組織である以上、本当は「人の問題」ではなく「システムの問題」として解決すべきなのです。「どのステップで問題が起きたのか？」を整理して、ワークフローを見直すことでデリバリーマップの問題を解決しましょう。
例えば、「営業が経理に売上報告する」というステップを忘れたために、請求もれが発生したとします。この場合は、「週に１回あるいは月に１回、経理担当者が営業担当者に売上報告にもれがないか確認をする」あるいは「商品が販売された段階で売上報告が営業部長と経理課に届くようにシステム化する」というワークフローを付け加えることで防ぐことができます。
伸びない会社ほど、「営業がだめだから」「販促がヘタだから」「商品管理ができていないから」と、人のせいにする傾向があります。しかし、人はミスをするものです。人ではなく、ワークフローというシステムを変更することでミスを無くして問題を解決します。
初めてデリバリーマップを作成する場合、まずは各担当の業務を細かくワークフローのステップに分けて、重複や漏れがないか、優先順位を付けます。次に、ステップごとにどんな問題点があるかを書き出します。問題点は、ＱＣＤ（Quality・Cost・Delivery）の観点から分析します。この品質・コスト・スピードの３つの視点で、どんなクレームや問題点が起こる可能性があるかを洗い出します。
洗い出した問題点は、新しいフローを加えることで解決していきます。また、フローを円滑にするために社員への周知と教育、報告体制、ワークフローが正しく機能しているかの定期的な見直しスケジュールも決めます。
やるべきタスク
2-03 社長の委任表
バトンタッチ（委任）して、
社長本来の仕事に集中できるようにしましょう。
2-1で時間管理のリストを作ってみると、自分以外の他のプロジェクトにいかに多くの時間を費やしているかに気づきます。社長の仕事の中にも、無駄な仕事、本来は社長がやるべきではない仕事、社長の時給に見合わない仕事がたくさんあります。もしも、そうした仕事を社長がいつまでもやっているとしたら、会社の成長にとってはかなりマイナスです。できるだけ早く誰かにバトンタッチ（委任）して、社長本来の仕事に集中できるようにしましょう。
この場合にバトンタッチする委任先としては、社員だけでなく、外注先やIT化も検討して、組み合わせて考える必要があります。例えば、決裁の必要な書類は電子化してクラウド上で電子署名で管理するようにして、社員→係長→課長で決裁する書類、部長で決裁する書類、取締役で決裁する書類、社長が決裁する書類と最終チェック者を分けます。
社長が決裁する以外の決裁書類については、重要度によって１週間単位や１カ月単位で決まった日時に結果報告だけを受けるようにすれば、社長がしっかりと目を通さなければならない書類が大幅に減ります。仮に英語が得意な社長だからといって、自分で翻訳していては社長の時給に見合いません。社員に依頼するか、一部を外注化すれば、実質的なコストを減らすことになります。このように、委任先を組み合わせることで、社長の委任の効果をより高めることができます。
まずは、誰に、どのように、いつまでに委任するのかを決めましょう。次に、その仕事を委任するためには何が必要かを検討します。仕事を丸投げするのではなく、何のために委任するのか、委任後はどのようにチェックして評価するのか、教育やマニュアルが必要か、完全に委任するまでに必要な項目をリストアップします。そのうえで、マニュアル作成の優先順位、難易度や重要度も考えながら作成のスケジュールを決めます。
社長に限らず、ある特定の人にしかできない仕事が多い、一部の社員に業務が偏っている会社というのは、各自の仕事の目的が不明確で、時間管理ができていない、社員教育体制が整っていないからです。教える手間やコストを惜しんでいては、いつまでも会社は同じ状況のままです。
委任できる仕事は権限を委譲し、毎日、または毎週のスケジュールの一部を固定化し、自分の仕事に専念してください。固定化した自分の時間には、他の仕事を入れません。自らの仕事に集中してください。
やるべきタスク
2-02 社長の仕事
社長にしかできない重要な仕事を選択し、
スケジュール化しましょう。
あなたは自分の時間を自分できちんとコントロールできていますか？ 他人の都合に合わせて、あるいは自分の個人的な都合で、予定やアポイントを変更してばかりいませんか？
会社には社長にしかできない重要な仕事があります。それなのに、社長が社員や外部の人の都合に合わせて予定を変更したり、社員と同じ仕事ばかりをしていては、会社の方向性がブレたり、成長が鈍化してしまうかもしれません。社長のデフォルト（標準）スケジュールを作成することは、会社の時間を効率化するための第一歩です。
例えば、会社を大型客船に例えると、社長は船長です。船長の一番の仕事は、天候や航路に問題がないかを確認しながら操縦士や機関士に適切な指示を出して船全体のスタッフを指揮し、安全で安定した航海を維持することです。そのために、船の進路を司るブリッジ（操舵室）にいる時間が多くなります。もしも船長が、ブリッジではなくて船内の客室や食堂、娯楽室にこもってばかりいたら、進路を間違えて船は座礁してしまうかもしれません。
そうならないために、会社の進むべき方向や会社の目標を考える時間を決めましょう。「そのうち、仕事に余裕ができたらやろう」と思っていると、いつまでたっても実行できません。
今の会社の問題点を考えて、自分にしかできない役割は何かをリストアップする。自分が今やるべき作業は何かを選別する。そのために、１人で考える自分（会社）のための時間を毎週のデフォルトとして設定しましょう。
また、自分や会社の生産性をより上げるために、どの仕事をどの曜日のどの時間帯に行うのが良いかを考えましょう。例えば、会議やミーティング、アポイントは行動しやすい週の初め、頭の働きの良い午前中にすませ、午後は目の前の仕事に集中させる。普段接点のない社員とランチライムにコミュニケーションを図るなどなど……。
顧客のクレーム処理、請求書の発行、稟議書の決裁など目の前にあるすぐにやらなければならないワークイン（進行中の仕事）と、社員教育や設備投資など会社の将来のことを考えるワークオン（将来のための仕事）のバランスをとることが大切です。デフォルトスケジュールを作る中で、このバランスを明確にします。
実は、売上の上がっていない社長ほど、ワークインの割合が多くなる傾向があります。仮に９割をワークインに費やしているなら、３カ月後にこれを８割にするように目標を立て、デフォルトスケジュールを作り直しましょう。
やるべきタスク
2-01 時間を有効活用する
経営者にとって、最も大切なリソース（資源）は時間です。
経営者にとって、最も大切なリソース（資源）は何ですか？ と尋ねた場合の一般的な答えは「お金」です。その他にも、「従業員」「家族」「健康」「自分」といった答えが返ってくることもあります。
もちろん、これらはどれも重要ですが、実は経営者にとってとても大切なリソースなのに、あまりにも当たり前過ぎて忘れられがちなものがあります。それが、会社の時間（自分や社員の時間）です。
過ぎ去った時間を再び取り戻すことはできません。毎日、多くの人と会い、多くの判断や決断をしなければならない経営者にとって、自分や社員の時間を最大限に有効活用することは、何よりも重要です。あなたは経営者の時給に見合う時間の使い方、時間管理をしていますか？ 自分や社員の時間を無駄なく有効に活用していますか？
ちなみに、平均的な中小企業の経営者の年収は1000万円～1200万円だといわれていますから、仮に年間2000時間働くとして、その時給は社会保険や健康保険の費用なども加味すると、7500円～8000円になります。これは一般的な社員の時給の４～５倍です。つまり、今のあなたの仕事を社員や外部に任せることができれば、会社の無駄なコストを大幅に減らすことができるわけです。
もしも、社員や外部に任せられない、あなたにしかできない仕事がたくさんあるとしたら、その会社はあなたというリソース以上には伸びない会社ということになってしまいます。
こうした部下に委任できない会社の経営者は、自分がやるべきことに優先順位がつけられていません。まずは自分の毎日の時間を測定してみましょう。１日、１週間、１カ月間単位で自分の時間を分析し、有効な時間と無駄な時間に色分けし、自分がやるべき仕事に優先順位をつけます。これによって、仕事の重要性やインパクトを直接、視覚化できます。
必要なら、社員それぞれの仕事も測定し、あなたの仕事の優先度と緊急度と合わせて並べ替えてみます。長期の計画、大きな仕事がある場合は、それに取り組む社員ごとに週単位、１日単位の小さな時間に分けていきます。
毎日の時間はできるだけ同じように習慣づけるほうが良いですが、予期しない出来事が予定の時間を変える可能性もあるので、いざという時に誰に任せるかも考え、毎日、余裕のある時間管理を心掛けましょう。この方法によって、会社全体の時間を分析し、管理することができるようになります。
やるべきタスク
1-13 下取りを活用する
自社のイメージアップになる
オリジナルの下取りプログラムを考えましょう。
既存顧客に新しい商品に買い換えてもらう。たとえ顧客がすでにあなたの商品持っている場合であっても、新たな商品を買いやすくさせるワザが、イージー・ツー・バイ（easy to buy) 、下取りです。
例えば、「どんなパソコンでもお引き取りいたします。下取りに出されたお客様には、3000 円分の割引券を差し上げます！」というキャンペーンを行ったとします。新しいパソコンが欲しかった顧客は「古いパソコンを自分で処分するのには手間もお金もかかる。それなら、下取りのあるこのお店で買おう！」という気になります。
環境問題が深刻に語られる今だからこそ、「タンスの中で眠っている古着やバッグ、使わなくなった家具や電化製品をリサイクルしませんか？」「弊社でご購入された商品のパッケージ、ご不要になった段ボールは、無料でお引き取りします」という地球環境にやさしい店というイメージを与えるのも効果的です。
顧客があなたの商品を買った時に、「弊社でお買い求めの商品は、下取り、あるいは何年後であっても無料で引き取ります」といって最初に「下取りで５％割引券」「無料引き取りで500 円割引券」などを差し上げるというのも、同じ店で買い続ける動機になります。
1-12 感謝イベント
イベントの開催で、
顧客へのアプローチチャンスを増やしましょう。
新規顧客と既存顧客の両方にアプローチしやすくなるワザが、○周年記念、感謝祭、スプリングセールなど特別なイベントの開催やイベント関連商品の販売です。
「日頃のご愛顧に感謝して特別なイベントを開催します」「おかげ様で、創業○周年を迎えることができました。お客様への感謝へのお返しとして、お得なスペシャルバージョンを500個限定で販売します！」などと呼びかけることで顧客の来店機会を増やすと同時に、ちょっとした工夫で新たな需要を引き出すことにもなります。
例えば、ハロウィンやクリスマス、バレンタインデーのセールに合わせて、お店で記念イベントを開催してみませんか？ また、既存の商品に少し手を加えた特別パッケージ、特別デザインの商品を作ることで「いつもの商品とは違うバージョンも欲しい」という顧客の新たな購買意欲を引き出すことができます。
しかも、あなたのアイデア次第でいくらでも作ることができます。「いつもありがとうパッケージ」「大好きな友人と一緒にご参加いただくフレンドパーティ」など、感謝イベントをきっかけに、既存顧客に新規顧客となってくれそうな友人を紹介してもらのも効果的です。
1-11 事業提携する
お互いの顧客や商品、サービスを紹介し合える
双方向の戦略パートナーを増やしましょう。
「打ち合わせで個室を借りたいんですが？」「すみません。その日はすべての個室に予約が入っていて、空きがありません…」 これでは、せっかくの売上の機会を失うことになります。
それよりも「その日時、うちの店は空いていませんが、提携している近くのお店を数店ご紹介できます」「うちのお店からの紹介だと、それぞれの店によって５～10％の割引もありますよ」と答えて、「ではご紹介をお願いします」ということになれば、問い合わせをしてきた顧客にも、提携先のお店にも喜んでもらえたうえに、提携先のお店から10～20％の紹介手数料（売上）を受け取ることができます。あるいは提携先から紹介を受けることもあります。
このように、他社の商品やサービスを活用することで自社の売上を伸ばすのが事業提携です。
ポイントは、競争相手、コンペティター（Competitor）となる相手を、自社の足りない部分を埋めてくれる協力者、コーポレーター（Cooperator）、事業提携先にすることにあります。
単に自社の顧客を紹介して手数料を受け取るような一方通行な事業提携に比べ、お互いの顧客や商品、サービスを紹介し合える双方向の戦略パートナーを増やせればなお良いですね。
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