2-11 メンテナンスマニュアル
データの移行、保管場所、
パソコンのマニュアルも見直しましょう。
パソコンやインターネット、社内LAN、コピー機・複合機が故障した時、どう対処すればいいのか、あなたは知っていますか？ 一部の社員しか機器メンテナンスの知識がないため、その担当者がやって来て修理するまで仕事ができなくなってしまうことがありませんか？ そういう場合に備えて、誰でも理解できる簡単な機器のメンテナンスマニュアルがあれば、無駄な時間ロスを防げるかもしれません。
例えば、プリンターのトナー交換用のマニュアルを作成し、課の社員全員が当番制で担当します。そうすれば、トナー交換に全員が対応できるようになります。パソコンのメンテナンスマニュアルを社員全員に配布し、同じタイミングで定期的にクリーニングや余分なファイルを削除することで、不具合の発生する割合を抑制できます。
マイクロソフトのWindows10の最終バージョンのサポートが2025年10月14日に終了します。サポート終了後は仕様変更や新機能追加がなくなり、セキュリティ更新プログラムも配布されません。使い続けるのは危険です。会社全体で早目にWindows11へのアップグレードやパソコンの買い替えなどの準備をしましょう。同時に、データの移行の仕方、保管場所やパソコンのマニュアルも見直しましょう。
2-10 ITで働き方を見直す
ITの活用、モバイルワークで、
働き方改革を推進しましょう。
オフィスに通勤しなくても、自宅やカフェなどのインターネット環境を使って仕事をするテレワーク（tele=離れた所と、work=働く、をあわせた造語）という働き方が拡がっています。専用で社内LANのつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなど、サテライトオフィス（勤務先以外のオフィススペース）も増えてきました。ITとテレワークを活用することで、社員は場所や時間にとらわれない働き方を実現できます。また、会社にとっても、テレワークを導入することで外注やアルバイト、在宅勤務者を雇用しやすくなり、無駄なオフィスや時間を節約できます。
例えば、妊娠・育児・介護などで家を離れられない人には、在宅勤務ができるテレワークを選択できることは大きなメリットです。実際、テレワーク制度を導入することで、女性の離職率を大幅に下げることに成功した会社も少なくありません。外周りの営業や顧客サポートがメインの営業職にとっても、オフィスに戻らずにモバイルワークできることは、時間を自分で組み立てることができるため、仕事とプライベートを両立しやすくなります。その反面、ITを使う際のセキュリティ管理、自宅や外出先での個人の時間管理が重要になります。
2-09 人件費を適正化する
社員の数と外注の効率化を図り、
収益を改善しましょう。
繁忙期と閑散期で必要なスタッフの数が違う場合、繁忙期には外注やバイトを増やし、閑散期には外注やバイトを減らすことで、固定費の大半を占める社員の数を年間を通して抑制できます。こうした外注の活用で効率化を図り、収益を改善しましょう。
あなたの会社の売上高はいくらですか？売上高は利益+固定費+変動費から成り立っています。固定費（不変費）とは、売上の増減にかかわらず発生する一定額の費用のことです。社員の給与などの人件費、地代家賃、水道光熱費、接待交際費、リース料、広告宣伝費、減価償却費などがこれです。変動費（可変費）とは、売上の増減によって変動する費用のことです。原材料費、仕入原価、販売手数料、消耗品費などです。
普通、人件費は固定費に分類されますが、繁忙期だけに採用する派遣社員やアルバイトの給料、残業手当は変動費と考えられます。財務諸表で固定比率（固定費÷売上）や変動費率（変動費÷売上）を分析します。変動費率が小さいなら、社内でまかないすぎです。アルバイトや残業の削減を検討しましょう。自分の業界の変動費率を把握し、適正な固定費と変動費をめざしましょう。
2-08 ITによる業務管理
ビジネスですぐに役立つオンラインツールを
いくつかご紹介します。
社会の高度情報化とビジネスの技術革新が激的な勢いで進む中、会社情報の共有化や社内コミュニケーションがますます重要になっています。最新のIT技術を駆使したさまざまなオンラインツールを活用することで、仕事の見える化と社員や顧客とのコミュニケーションの促進、無駄の排除、業務管理の一元化とコスト削減、情報共有を推進しましょう。ここでは、ビジネスですぐに役立つオンラインツールをいくつかご紹介します。
セミナーや会議をオンラインで開催できるZoomやビジネス向けに特化したチャットツールのSlackを使えば、いつでも、どこでも会話ができるので、移動時間や場所を確保する手間やコストを大幅に減らすことができます。しかも、仕事のチームやプロジェクトごとにグループを作れば、今の進捗状況をグループの全員で共有することもできます。
また、Chatworkのようにタスク（業務）管理やファイル共有のできるツールなら、会話の中から生まれたタスクを作成し、管理、情報共有することができます。依頼したタスクのやり忘れや漏れもなくなります。社員の今の状況が見えるようになると、お互いの理解が深まり、業務の円滑化・効率化を進めやすくなります。
見積・納品・請求書サービスMisocaは、見積書・納品書・請求書の作成から送付、管理までをクラウド上で行うことができます。これを使えば、面倒な請求書発行にかかる手間やコストを減らすことができます。
顧客からの問い合わせ窓口（チャネル）には、メール、Web のフォーム、X（旧Twitter）、Facebook、チャット、モバイルアプリ、電話などがあって、今まではそれぞれを立ち上げて確認し、そのチャネルで返答する必要がありました。しかし、カスタマーサポートサービスのZendeskなら、あらゆるチャネル対応を一元化できるので、問い合わせ内容を効率良く管理することができます。
スマートHRのようなクラウド人事労務ソフトを使えば、社員の社会保険や雇用保険、給与明細、年末調整といった労務管理をクラウド上で一元管理しながら効率化することができます。
メール配信サービスMailChimpは、メール配信の自動化だけでなく、送ったメルマガの開封数、クリック数、クリック率、どのリンクがクリック全体の何%を占めたか（メルマガ内の人気コンテンツ）といった面倒なレポートも自動化してくれます。
IT技術は日々進歩しています。あなたのビジネスに最新のビジネスツールを活かせないか、定期的に検討しましょう。
おすすめのオンラインツール
2-07 社内ルールを整備する
KPI（重要業績評価指標）を数値化することで、
社員のやる気が向上し、パフォーマンスが向上します。
あなたは、いつも誰からどんな報告を受けていますか？ 課長や部長から「先月は営業部の成績がいつもより良かった」、「マーケ部門の読みどおり、CVR（Conversion Rate/商品の購入や申込み率）が上がってきました」、「最近、制作の努力で製造コストが減ってきました」などと、決まった形式や数値目標もないまま報告を受けていませんか？
会社の規模が大きくなるにつれて、きとんと社員を評価し、管理できる体制や評価のための報告ルールが必要になります。こうした体制が未整備のままだと、無駄な報告になり、各部署も社員もやる気が低下してしまいます。その結果、特定の社員や部署の負担が増えたり、会社全体のパフォーマンス、業績が低下したりすることになります。
会社の報告体制の整備として、まずは、部門ごとにどんなKPI（Key Performance Indicator/重要業績評価指標）が必要かを検討しましょう。KPIを導入する目的は主に２つあります。１つは業務の進捗の測定で、もう１つはその評価です。KPIのない会社は、まず測定のためにKPIを作るべきで、最初から評価のためのツールとして使ってはいけません。
来月の売上目標は１億円のように、売上や利益、課題の達成度を評価基準とするKGI（Key Goal Indicator/重要目標達成指標）に対して、KPIは業務を進行する際のパフォーマンスを評価基準としています。まずは適切なパフォーマンス量を一定期間測定して見直し、KPIが安定してから評価基準として使用しましょう。
例えば、５つのKPI（リード数/成約率/取引回数/平均客単価/利益率）について、マーケティング部はリード数、営業部は成約率と取引回数と平均客単価、制作部は利益率、と部署ごとに担当する数値を決めます。重用なのは、責任があいまいにならないように、評価基準となる数値１つに対して１つの部署が担当することです。各部署で４～５つの数値目標を作成します。営業部なら成約率、取引回数、平均客単価、訪問回数、マーケティングならリード数、PV（Page View）数、CVR（Conversion Rate/商品の購入や申込み数）、CTR（Click Through Rate/クリック率）などです。
KPIのメリットは、会社全体で共通の指標が用いられることで、各部署の責任が明確になることです。また、評価基準が客観的なので、各部署の社員に対する評価を公平に行うことができます。何より、KPIを見える数値化することで、社員のやる気が向上し、結果として全体のパフォーマンスが上がります。
やるべきタスク
2-06 社員教育の時間削減
社員教育で会社の信頼性を高め、
業績アップを図ります。
経営者の観点から見た社員教育には、２つの目的があります。１つは、社員にその会社の一員としてふさわしい知識、規範、考え方を学んでもらい、会社を代表する社員になってもらうことで、会社の信頼性を向上させることです。もう１つは、仕事に役立つスキル、知識、手法を習得することで会社の業績アップを図ることです。
このように、会社が長期的に成長するためには、社員教育は欠かせません。では、あなたの会社では、社員教育をどのように行っていますか？ 毎日の仕事が忙しいからといって、職場での実務教育OJT（On-The-Job Training）に頼っていませんか？ マニュアルがないため、若手社員が辞めるたびに、次の新入社員に同じような指導を繰り返してはいませんか？ すべての社員があなたの会社の理念を理解して、毎日、業務を行っていますか？
確かに、職務上の必要な知識やスキルを実務を通して指導するOJT は、社員教育に欠かせません。しかし、OJT だけでは、社会人としての知識、仕事のスキルを身に付けるまでには時間もコストもかかります。社員教育には、OJT 以外にも、研修、面談、推薦図書の配布、資格取得の支援など、さまざまな形式が考えられます。こうした従来の社員教育の形式と、最新のWeb サービス、YouTube やグループメッセージ、ビジネスチャット、クラウドサービスなども活用して、社員教育の時間とコストを長期的に削減しましょう。
例えば、OJT で教えたことを動画で記録しておいて、①新規顧客へのあいさつ、②見積書の算出方法、③見積書の書き方、④見積書の送付手順～のようにタイトルを付けて、誰でも見て学べるように研修動画を作成します。特に、教えても習得まで時間がかかること、個人差があって繰り返し教える、繰り返し練習が必要なことは、動画にして何度も見てもらうことで教育効果を高めることができます。
研修用動画は、対応する研修用マニュアルと関連づけてクラウド上の同じフォルダで管理すれば、各自が自由な時間や自分のペースで学習できます。ZOOM のようなネット会議を使えば、上司や先輩社員などの指導担当と複数の生徒が場所を気にせずに一緒に研修することができます。
研修用マニュアルの作成も、クラウドで管理して、関係者が分担して執筆したり、加筆訂正したりすることでより良いマニュアルにバージョンアップさせることができます。
やるべきタスク
2-05 連絡体制を整備する
報告や連絡、相談がきちんとなされていることが
社内コミュニケーションの基本です。
コミュニケーション体制の確立とは、会社の組織や会議のことです。何度も同じことを上司に尋ねたり、何でも社長に相談したりするのではなく、営業、制作、管理、総務など組織が明確に分かれていて、それぞれの部署の中で報告や連絡、相談がきちんとなされていることが社内コミュニケーションの基本です。私的なメールや勝手に作成したメッセージグループは使用しない。課長への「業務報告」は毎週金曜日の午前にメールで報告する。毎週の「課内会議」で決定したことは文書とメールで社長に月次報告するなど、社内ルールが決まっていれば無駄な報告・連絡のメールや文書を減らすことができます。
一応、組織や部署はあっても、指示系統、報告連絡体制が明確になっていないために、何度も同じ報告を課長、部長、社長にしていませんか？ 課長や部長が決裁すべきことを、社長がトップダウンで決裁していませんか？ 定期的に会議を行っていても、毎回の目的やゴールをきちんと設定していないために、何のための会議かわからない、単なる社長への報告会、無駄話の場になっていませんか？
会議の５悪というのをご存知でしょうか？
１）会せず：会議をしない。集まらない。時間を守らない。
２）会して議せず：議論せずに伝達のみ。議題がない。
３）議して決せず：議論するが結論が出ない。議事録がない。
４）決して実行せず：決まったことを実行しない。
５）実行して責をとらず：進捗や結果の責任を誰もとらない。
もしも、あなたの会社の会議がこのどれかにあてはまるようであれば、その問題点と改善点をスケジュール表に落として、いつまでに誰が責任者となって改善するかを検討しましょう。部署の課内会議、部署全体の会議、役員会議など、それぞれの会議の目的と役割をきちんと明確にしましょう。また、会議を始める時や、会議の目的がそれそうになった時には、司会進行役が「今日の会議のテーマは○○です」「１時間後に、○○を実施するためにどうするかを決めることがこの会議の目的です」など、会議の議題、目的を参加者に明確に示すことで、進行を円滑に進めます。
各部署でも誰がいつどのように報告するかを決めるために、キーパーソンとなる社員が１週間にどのくらい社内電話と報告・連絡・相談を行っているかを記録します。その内容を分類し、報告の回数や報告の種類、期限、体制を整備します。メッセンジャーグループやビジネスチャットなど、IT を使った社内コミュニケーションも、勝手に使用しないように社内ルールを決めて活用しましょう。
やるべきタスク
2-04 ワークフローを見直す
商品のデリバリーマップ、
社員のワークフロー（業務の流れ）を見える化しましょう。
ビジネスには、マーケティングを行って見込客を見つけ出し、営業、セールスをして商品を購入してもらい、さらに購入客にカスタマーサポートをして、より良い顧客になってもらえるようにフォローアップする、といった一連の業務の流れがあります。あなたの会社は、こうした流れをそれぞれ分けてデリバリーマップを作成し、社員のワークフロー（業務の流れ）にして見える化を行っていますか？
こうしたデリバリーマップやワークフローをきちんと作成していない会社は、問題があった場合に、「担当者が悪い」「なぜそんなことをしたんだ」「もっと真剣にやれ」と個人を責めて問題を解決しようとしがちです。しかし、会社という組織である以上、本当は「人の問題」ではなく「システムの問題」として解決すべきなのです。「どのステップで問題が起きたのか？」を整理して、ワークフローを見直すことでデリバリーマップの問題を解決しましょう。
例えば、「営業が経理に売上報告する」というステップを忘れたために、請求もれが発生したとします。この場合は、「週に１回あるいは月に１回、経理担当者が営業担当者に売上報告にもれがないか確認をする」あるいは「商品が販売された段階で売上報告が営業部長と経理課に届くようにシステム化する」というワークフローを付け加えることで防ぐことができます。
伸びない会社ほど、「営業がだめだから」「販促がヘタだから」「商品管理ができていないから」と、人のせいにする傾向があります。しかし、人はミスをするものです。人ではなく、ワークフローというシステムを変更することでミスを無くして問題を解決します。
初めてデリバリーマップを作成する場合、まずは各担当の業務を細かくワークフローのステップに分けて、重複や漏れがないか、優先順位を付けます。次に、ステップごとにどんな問題点があるかを書き出します。問題点は、ＱＣＤ（Quality・Cost・Delivery）の観点から分析します。この品質・コスト・スピードの３つの視点で、どんなクレームや問題点が起こる可能性があるかを洗い出します。
洗い出した問題点は、新しいフローを加えることで解決していきます。また、フローを円滑にするために社員への周知と教育、報告体制、ワークフローが正しく機能しているかの定期的な見直しスケジュールも決めます。
やるべきタスク
2-03 社長の委任表
バトンタッチ（委任）して、
社長本来の仕事に集中できるようにしましょう。
2-1で時間管理のリストを作ってみると、自分以外の他のプロジェクトにいかに多くの時間を費やしているかに気づきます。社長の仕事の中にも、無駄な仕事、本来は社長がやるべきではない仕事、社長の時給に見合わない仕事がたくさんあります。もしも、そうした仕事を社長がいつまでもやっているとしたら、会社の成長にとってはかなりマイナスです。できるだけ早く誰かにバトンタッチ（委任）して、社長本来の仕事に集中できるようにしましょう。
この場合にバトンタッチする委任先としては、社員だけでなく、外注先やIT化も検討して、組み合わせて考える必要があります。例えば、決裁の必要な書類は電子化してクラウド上で電子署名で管理するようにして、社員→係長→課長で決裁する書類、部長で決裁する書類、取締役で決裁する書類、社長が決裁する書類と最終チェック者を分けます。
社長が決裁する以外の決裁書類については、重要度によって１週間単位や１カ月単位で決まった日時に結果報告だけを受けるようにすれば、社長がしっかりと目を通さなければならない書類が大幅に減ります。仮に英語が得意な社長だからといって、自分で翻訳していては社長の時給に見合いません。社員に依頼するか、一部を外注化すれば、実質的なコストを減らすことになります。このように、委任先を組み合わせることで、社長の委任の効果をより高めることができます。
まずは、誰に、どのように、いつまでに委任するのかを決めましょう。次に、その仕事を委任するためには何が必要かを検討します。仕事を丸投げするのではなく、何のために委任するのか、委任後はどのようにチェックして評価するのか、教育やマニュアルが必要か、完全に委任するまでに必要な項目をリストアップします。そのうえで、マニュアル作成の優先順位、難易度や重要度も考えながら作成のスケジュールを決めます。
社長に限らず、ある特定の人にしかできない仕事が多い、一部の社員に業務が偏っている会社というのは、各自の仕事の目的が不明確で、時間管理ができていない、社員教育体制が整っていないからです。教える手間やコストを惜しんでいては、いつまでも会社は同じ状況のままです。
委任できる仕事は権限を委譲し、毎日、または毎週のスケジュールの一部を固定化し、自分の仕事に専念してください。固定化した自分の時間には、他の仕事を入れません。自らの仕事に集中してください。
やるべきタスク
2-02 社長の仕事
社長にしかできない重要な仕事を選択し、
スケジュール化しましょう。
あなたは自分の時間を自分できちんとコントロールできていますか？ 他人の都合に合わせて、あるいは自分の個人的な都合で、予定やアポイントを変更してばかりいませんか？
会社には社長にしかできない重要な仕事があります。それなのに、社長が社員や外部の人の都合に合わせて予定を変更したり、社員と同じ仕事ばかりをしていては、会社の方向性がブレたり、成長が鈍化してしまうかもしれません。社長のデフォルト（標準）スケジュールを作成することは、会社の時間を効率化するための第一歩です。
例えば、会社を大型客船に例えると、社長は船長です。船長の一番の仕事は、天候や航路に問題がないかを確認しながら操縦士や機関士に適切な指示を出して船全体のスタッフを指揮し、安全で安定した航海を維持することです。そのために、船の進路を司るブリッジ（操舵室）にいる時間が多くなります。もしも船長が、ブリッジではなくて船内の客室や食堂、娯楽室にこもってばかりいたら、進路を間違えて船は座礁してしまうかもしれません。
そうならないために、会社の進むべき方向や会社の目標を考える時間を決めましょう。「そのうち、仕事に余裕ができたらやろう」と思っていると、いつまでたっても実行できません。
今の会社の問題点を考えて、自分にしかできない役割は何かをリストアップする。自分が今やるべき作業は何かを選別する。そのために、１人で考える自分（会社）のための時間を毎週のデフォルトとして設定しましょう。
また、自分や会社の生産性をより上げるために、どの仕事をどの曜日のどの時間帯に行うのが良いかを考えましょう。例えば、会議やミーティング、アポイントは行動しやすい週の初め、頭の働きの良い午前中にすませ、午後は目の前の仕事に集中させる。普段接点のない社員とランチライムにコミュニケーションを図るなどなど……。
顧客のクレーム処理、請求書の発行、稟議書の決裁など目の前にあるすぐにやらなければならないワークイン（進行中の仕事）と、社員教育や設備投資など会社の将来のことを考えるワークオン（将来のための仕事）のバランスをとることが大切です。デフォルトスケジュールを作る中で、このバランスを明確にします。
実は、売上の上がっていない社長ほど、ワークインの割合が多くなる傾向があります。仮に９割をワークインに費やしているなら、３カ月後にこれを８割にするように目標を立て、デフォルトスケジュールを作り直しましょう。
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