ActionCOACHジャーナル Vol.43（4-04 会議を改善する）

4-04 会議を改善する

常に会議の進行予定を明確にし、 
時間の短縮、効率化を図りましょう。 

会社の会議の５悪をご存知でしょうか？  

1. 会議をしない。 

2. 会議をして、議論をしない。 

3. 議論をして、議決をしない。 

4. 議決をして、実行をしない。 

5. 実行をして、責任をとらない。 

１のように、全員が忙しいからと言って、会議を全く実施していない会社は意外に多いようです。あるいは、忙しいから参加者が会議を途中で何度も抜け出したり、欠席したりするので、ほとんど会議の体裁ができていない会社もあります。 

２のように、会議をしても社長や役員など誰かが一方的に話すだけで、参加者全員で意見を出し合ったり、議論をしたりしないのであれば、それは会議とは言えません。 

３のように、いろいろ議論をしても、意見がまとまらない。結果として何も決められないのであれば、雑談と同じです。また、議事録を作成しない、議事録はあっても参加者に送らないのであれば、会議結果が生かされないことになります。 

４のように、仮に議事録を作成して共有しても、会議で決めたことを実行しないのであれば、会議は無駄だったことになります。会議に対するコスト意識や責任感が足りません。 

５のように、会議でやるべきことが決まっても、その後の進捗状況を確認して実行しない、誰も責任をとらないのであれば、何を決めても無駄なので、会社全体のやる気が減退します。 

このようなことにならないように、改善表を作成し、会議の棚卸しを行いましょう。会議名、会議の目的、関連する事業部、開催時間、開催頻度、参加するマネージャーとスタッフの名前、事前資料作成者とそれにかかる時間、１カ月当たりの開催コスト（会場費、参加者全員の時給などから算出）を書き出します。そのうえで、開催コストの多い順に会議を並べ替え、各会議それぞれの項目（目的、参加者、時間、費用）を見ながら、内容を検討します。例えば、毎週行っていた事業部会議を月２回に減らし、時間を１時間から30分にすることで、月80万円かかっていた費用を月20万円に圧縮できます。 

なお、必ず事前に会議のアジェンダ（予定表）を作成し、参会者に通知しておきます。会議の目的と議案、決めるべき議題、進行予定（議案と議題の説明５分→各自の意見発表１人２分で合計20分→賛否の意見集約５分→議題の採決３分→総括３分→次回の確認３分で合計39分）など会議の進行予定を明確にしておくことで、時間の短縮、効率化につながります。 

やるべきタスク 

1. 定例会の議題を決める。 
2. アジェンダ草案を作成する。定例会の頻度とタイミングを決める。 
3. アジェンダを公開する。 
4. 定例会を実施する。 
5. 議事録の配布と社長への報告方法を決める。 

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